Exploiter les données des cartes carburant grâce à un logiciel de gestion de flotte

Le carburant reste l’un des composants les plus lourds dans le TCO (coût total de possession) des véhicules d’entreprise. Pour les gestionnaires de flotte, disposer d’un suivi fiable et centralisé est donc un enjeu majeur. Les cartes carburant constituent une première réponse : elles simplifient le paiement, permettent de collecter les dépenses et d’obtenir des relevés kilométriques réguliers. Mais pour exploiter pleinement ces informations, leur intégration dans un logiciel de gestion de flotte s’avère indispensable.

Les atouts des cartes carburant pour une flotte automobile

Avant même de parler logiciel, il est essentiel de rappeler les avantages propres aux cartes carburant :

●       Centralisation des paiements : un seul support pour gérer carburant, péages ou services annexes (lavages, boutiques partenaires).

●       Relevés kilométriques fiables : chaque plein est associé à un kilométrage, garantissant une base de suivi précise.

●       Suivi énergétique : différenciation des consommations selon les types de carburants ou d’énergies.

●       Maîtrise des dépenses : meilleure visibilité sur les coûts, avec un contrôle simplifié des usages

Ces cartes représentent donc une source de données riche, mais encore faut-il être en mesure de les exploiter correctement.

Pourquoi intégrer vos cartes carburant dans un logiciel de gestion de flotte ?

Connecter vos cartes carburant à un logiciel de gestion de flotte permet de transformer des relevés bruts en informations exploitables :

●       Automatisation du suivi : consommation par véhicule ou conducteur sans ressaisie manuelle.

●       Détection des incohérences : consommation excessive, kilométrages anormaux, pleins rapprochés.

●       Analyse budgétaire : intégration directe des coûts carburant dans le calcul du TCO global.

●       Gestion multi-cartes : consolidation des données issues de plusieurs fournisseurs (Auchan, Intermarché, Ticket Fleet Pro, etc.) dans une seule interface.

En pratique, cela évite de solliciter les conducteurs pour obtenir leurs relevés et supprime les tâches administratives chronophages.

Comment les données carburant s’intègrent-elles dans un logiciel ?

Les logiciels de gestion de flotte offrent généralement plusieurs modes d’intégration :

●       Import automatique ou semi-automatique des fichiers transmis par les fournisseurs (Excel, CSV, API).

●       Saisie manuelle ou consolidée des pleins par les gestionnaires ou conducteurs.

●       Rapprochement automatique avec les relevés kilométriques pour calculer les consommations réelles.

●       Association des dépenses carburant aux véhicules, conducteurs et services concernés.

Ces fonctionnalités garantissent une flexibilité d’utilisation et s’adaptent à la diversité des pratiques des entreprises.

Exploiter efficacement les données carburant

Une fois intégrées dans un logiciel de gestion de flotte, les données carburant deviennent un véritable levier de performance :

●       Alertes automatiques : échéances réglementaires, contrats arrivant à terme, anomalies de consommation.

●       Rapports et statistiques : comparaison des consommations par modèle, carburant ou usage.

●       Croisement des informations : mise en relation des dépenses carburant avec les coûts d’entretien, contrats ou sinistres.

●       Gestion fiscale : ventilation précise de la TVA par véhicule et par type de carburant.

●       Prévisions budgétaires : exploitation de l’historique pour anticiper les besoins futurs.

●       Contribution à l’écoresponsabilité : en détectant les dérives de consommation, il est possible de réduire les émissions et l’empreinte carbone.

Certains logiciels proposent également des alertes personnalisées en temps réel pour surveiller les points critiques (kilométrages incohérents, consommations anormales, échéances contractuelles).

Des gains financiers et organisationnels concrets

Au-delà du suivi opérationnel, l’intégration des cartes carburant génère des bénéfices tangibles pour l’entreprise :

●       Économies financières : dans certains cas, l’exploitation des cartes carburant peut remplacer l’installation de boîtiers télématiques si l’objectif est principalement le suivi consommation/kilométrage.

●       Gain de temps : suppression des collectes manuelles et des échanges répétés avec les conducteurs.

●       Fiabilisation des données : réduction des erreurs de saisie, avec parfois des algorithmes capables de neutraliser automatiquement les relevés incohérents.

●       Meilleure anticipation budgétaire grâce à des projections établies sur la base des historiques.

Exemple : l’approche proposée par FleetNote

Parmi les logiciels du marché, certains vont encore plus loin dans l’exploitation des cartes carburant. FleetNote illustre bien cette logique :

●       Algorithmes de contrôle qui détectent et corrigent automatiquement les incohérences de saisie des conducteurs.

●       Système d’alertes vers le gestionnaire et vers le conducteur pour signaler immédiatement toute anomalie (Sur les kilométrages, sur la consommation …)

●       Centralisation multi-fournisseurs permettant une vision consolidée de l’ensemble des cartes et des données associées : kilométrages et dépenses (électricité, carburant, lubrifiant …)

●       Module TCO complet incluant carburant, entretiens, assurance, frais financiers afin de pouvoir suivre le coût réel de la flotte avec un détail au niveau de chaque véhicule.

●       Hub fournisseurs intégrant les autres données de loueurs, réseaux centre auto, pneumaticiens, réparation de pare-brise…

●       Reporting personnalisable avec analyses comparatives et alertes thématiques. Ces fonctionnalités offrent aux gestionnaires de flotte une vision globale, tout en facilitant la prise de décision stratégique.

Ces fonctionnalités offrent aux gestionnaires de flotte une vision globale, tout en facilitant la prise de décision stratégique.

Conclusion

Les cartes carburant sont de véritables outils de pilotage, mais leur valeur ajoutée ne se révèle pleinement qu’une fois intégrées dans un logiciel de gestion de flotte. Automatisation, alertes intelligentes, optimisation du TCO, calcul précis de la TVA : les bénéfices sont nombreux, tant sur le plan financier qu’organisationnel.

Des solutions comme FleetNote démontrent concrètement comment transformer des relevés carburant en données stratégiques pour améliorer la performance, la conformité et la rentabilité des flottes automobiles.